2013.02.05 Tuesday 22:12

市役所の仕事ってどんなよ?(6)

市役所実務シリーズ

今回は、いよいよ新規事業についての根拠である条例・規則づくりです。

この作業は、嫌がって避けたがる職員も多いのですが、ぜひ「自分で法律を作るんだ」くらいのやりがいを感じて取り組みたいものです。

実際、やり遂げると、カタチに残る仕事として、その後の自分のキャリアの上で、大きな自信・財産になります。


6 例規・要綱等の作成

事業計画でまとまった事業の実施方法について、実施要領を定める条例又は規則又は要綱といった「きまり」を作る作業になります。いわば自分で法律を作文するようなものです。

「第1条 本事業の目的は○○をはかることとする。第2条 本事業の対象者は・・・」など。3のリサーチで他市から同様の事業の規定を入手できていれば、それを参考に、当市での運用を考慮してカスタマイズすればいいです。まったくのゼロから規定を作り上げることはあまりなく、他市や他市での規定が見つからなければ、高齢者の同様の事業の規定を参考にするなど、何らかの規定を参考にすると、別に法学部出身でなくても、規定が作成できます。

もし、条例をつくるのであれば、細かいところまで全部条例に盛り込むのではなく、面倒でも、議会に諮らなくていい規則や要綱を別途作成し、なるべくそちらに入れるようにします。そうしないと、後でそうした細かいところを直そうと思った時に、いちいち議会にかけなくてはならず、多大なエネルギーを要します。議会に諮る条例には、事業の大筋や市民の権利・義務に影響を与える部分(例えば、サービス提供の内容や、利用料金の設定など)に絞り、申請や取りやめなどに使う様式(申請書や届出書)の様式などは、なるべく規則以下にしておいた方が、やりやすいです。

蛇足ですが、このことは法律・政令・省令もそうなっています。事業の重要な部分や、国民の権利義務に関するもの(事業の概要や国・県・市の役割、罰則など)は、国会にかける法律で定め、「政令に定めるところにより、○○省令に定める事項を届け出るものとする。」というようなくだりで、細かい要件や届出事項は、国会にかけない政令や、各省庁の規則で定めます。これを「政省令への委任」なんて言います。でも、そうした事柄を政令や省令に委任する、という文言は法律にあるので、政省令に委任していいかどうかは、やはり法律で国会に諮っているわけです。

というわけで、ハナシが横道にそれましたが、市役所でも同じで、「この条例の施行に関し必要な事項は,規則で定める」などと条例でうたって、詳細は、議会に諮らない規則にうたいます。

そうして、例規を浄書する担当の部署にチェックしてもらい、修正作業を繰り返します。

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2013.01.28 Monday 22:14

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?(5)

「 実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?」の5回目です。

今回あたりから、使う仕事のスキルは、文書法務力になってきます。

5 事業計画

交渉の結果、協力事業者も整い、予算も獲得の方向性となれば、3のリサーチした資料を参考に、当市での事業運用の具体的な方法(対象者や回数、自己負担額の設定や申請書の様式の設定等)を決めていきます。

具体的には、まず根拠を条例とすると規則とするか要綱レベルとするか。

違いは、条例は市議会にかけて、市民から選挙で選ばれた代表である市議会議員の賛成多数が必要になるもので、市民の利害に重要な影響を及ぼすもの(例えば罰則があったり、利用料がかかったりするものなど)、重大な権利義務が生じるものは、条例にします。

そうでなければ、市議会にはかからない規則や、もっと影響が小さいものは要綱で済ませます。要綱は、役所内部の事務手続きのガイドライン、マニュアルのような性質になります。
そうした条例や規則、要綱にどのような内容を載せるか。

実は、予算を要求する段階で、金額に影響する部分の計画は作られているはずです(それをもとに、予算額を算出しているのですから)。ですから、この事業計画は予算要求前に、大まかなところは作らなければならないものです。

・・・次回につづく・・・

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2013.01.23 Wednesday 22:14

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?(4)

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?(4)

市役所の事務の仕事の実例シリーズです。今回は、新規事業立ち上げのための交渉についてです。

4 交渉

ここで必要な交渉は、
(1)事業資源(委託事業者)への事業参加への交渉
(2)財政当局から予算獲得のための交渉
(3)予算獲得のための、国・県からの補助金獲得の交渉
くらいです。

(1)については、対象となる委託予定事業者に、そもそも事業参加の意思があるかどうか。委託料や条件によって事業参加する意思があるのであれば、条件面での折り合い。どこまで譲歩できて、どこからは譲れないか。「業者に仕事を下ろす」なんて態度で臨むと、どこからも断られる恐れもあります。もし市内で協力事業者が確定しなければ、近隣自治体の事業者にもあたる必要があります。

(2)については、財政当局に対し、事業実施の必要性即ち1のニーズをどれだけ訴えられるか。そして3のリサーチ結果の情報も整理し、事業実施の費用対効果をアピールすること。

(3)については、(2)の財政的裏付けとしても重要であり、補助金の交付対象に合致しているか検討し、合致しそうであれば、1のニーズや3のリサーチの結果得られた情報をもとに、補助金対象事業の概要や経費見積もりなどを準備し、アピールすること。

重要な交渉は、上司にでてもらうこともありますが、その段取りなどはすべて、担当者である自分が整えておく必要があります。

(次回に続く)

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2013.01.17 Thursday 21:56

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?(3)

前回、前々回に続き、市役所の事務の仕事の具体例について、「障害者向け配食事業」を立ち上げる、という仕事を例に、紹介しています。

ここで、役所の仕事を少しでも実感していただくと同時に、自分の能力で生かせるところ、伸ばすべきところなども考えてみてください。

3 リサーチ

事業立ち上げの意思決定のためにも必要なことですが、その事業に関し、事前に調査すべきことがたくさんあります。

(1)ニーズはどの程度の規模(利用者数×利用量)と見込まれるか?
(2)その事業を実施できる資源(委託事業者)はあるのか?
(3)どれだけの費用がかかるのか?
(4)利用者の負担はどうするか?
(5)国や都道府県からの補助金はあるのか?
(6)他市の状況はどうか?

などです。

(1)は予算を設計する上でも、(5)でサービス供給ができる規模かどうかを検討する上でも、まず必要な調査になります。調査方法としては、市内の障害者関係施設等(作業所や通所授産施設等)、障害者関係団体等にヒアリングし、それぞれに所属するメンバーでこの事業が始まったら利用するであろう人数はどのくらいか、それプラス、どの関係機関にも所属していない利用者数を加味して決定します。一人あたりの利用量は、平日のみ(あるいは休日も含める)で毎夕食などとしておきます。

(2)(1)が需要であるならば、(2)は供給です。いくらニーズがあっても、そのサービスを実際に提供できるサプライヤーがなければ事業として成り立ちません。

(3)については、他市での状況を聞いたり、市内の事業者から見積もりをとるなどして単価を見込み、(1)の規模と掛け合わせます。

(4)いくら障害者福祉とはいえ、食事を提供するのに「タダ」というわけにはいきません。これも他市などを参考に、あまり負担にならない程度の額を負担してもらいます。もちろん、生活保護世帯は負担金免除などといった配慮は必要です。

(5)経費が発生する事業の場合、必ず「その事業に補助金、助成金はないのか?」が問われます。あるなら利用しない手はありません。単体の事業に対する助成でなくても、さまざまなメニューに掲げられている事業のうちどれかを実施すれば助成される、といった包括型の補助金もあります。地方交付税交付金、特例交付金として加味されるという場合もあります。
以上、(3)〜(5)は予算を設計し要求するために必要になる基礎数値です。

(6)は、(1)〜(5)を見積もるための、参考となります。上司も議員も、二言目には「他市の状況は?」と尋ねてきます。

このごろは、各市町村のホームページが充実しているので、事業の概要やそれについて規定している条例、規則、要綱などをネットで検索、閲覧できる場合も多いです。
ですから、こうしたネット上で調べられることは、できるだけ調べる、というネット検索、資料集めというスキルが必要になります。

そして、ネット上では調べられないこと、例えば上記の(1)〜(3)や、数字や資料ではわからない、その事業の難しさや利用者の状況など、直接電話等で聞き出さなければならないこともあります。そうしたときは、まず何を聞きたいか、ポイントをいくつかメモしておき、その上で、勇気をもって電話をかけます。「いつもお世話になっております。○○市○○課の○○と申します。お忙しいところすみませんが、障害者配食サービス事業について教えていただきたいことがあるのですが、ご担当の方はお手すきでしょうか。」などといって、担当者から話を聞き出します。

また、「食事の配達」という事業の実際のところをお願いできる事業者さんはあるのか。この場合、高齢者向けの配食サービス事業者さんはあるはずですから、高齢者の担当課からその事業者リストなりを入手し、その中から、障害者にも同様のサービスを提供できるところを見つけていくことが必要になります。

・・・次回に続く・・・

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2013.01.11 Friday 23:51

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?(2)

市役所の事務仕事の実際例

前回から、市役所での事務の仕事が具体的にどんなものか、新規事業の立ち上げから実施までを例にとって紹介しています。


2 新規事業実施の意思決定

次に上司も巻き込んで、主管課として実施の方向で決定できるかです。

ここが、最難関といってもいいでしょう。もっとも肝心なところです。しかし、上司次第なところでもあるので、はがゆい結果になることもままあります。

新規事業の立ち上げの是非を上司に相談すると、やる気のない上司は「できたらいいけど、予算的に難しいよね」などと流されるか、多少前向きな上司であれば「他市の状況を調べろ」と、言ってきます。

いずれにしても、ここで上司(主管課の所属長)を巻き込めるかどうかが、次の重要なハードルになります。

実際、ここでボツとなるケースも非常に多いです。もちろん、上司が、費用対効果的に実施すべきでない、と的確に判断したのであれば、もちろんその方がよいのですが。

担当者である自分自身が立ち上げが必要だと思っているのであれば、上司を巻き込むには、市民からどれだけニーズ・要望が寄せられているのか、他市ではどうかなどを伝えることが必要になります。

必要な能力・スキル
・他者へのアピール力・プレゼン能力
・相談力(他人にうまく相談できる能力。相手に全面的に答えを求めるのではなく、自分である程度の方向性、あるいは選択肢を用意し、相談者の意見を利用できる能力)

つづく・・・

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2013.01.09 Wednesday 22:35

実際、市役所の事務の仕事ってどんなよ?

市役所の職員で事務の仕事とは、いったいどんなんでしょうか。


実際に勤めてみないとイメージがわかないでしょうから、一つの事業の立ち上げを例に、必要な仕事と、必要な能力について、何回かに分けて、ご紹介していきたいと思います。


それでは、仮に、当市で初めて「障害者向け配食事業」を立ち上げる、という場面を例に、どんなことをして、どんな能力が必要がを見ていきます。


1 ニーズのキャッチ


新規事業を立ち上げるには、その事業が必要とされるニーズを把握する必要があります。


この把握のきっかけは、いろいろあります。例えば、
(1)議会で議員から提案され、課長から検討するよう命じられた
(2)市民や関係団体などから要望された
(3)資料や会議等で、他市では実施していることがわかった
(4)自分で必要だと思い込んだ
などが考えられます。もちろん、この(1)〜(4)だけではないでしょうし、また単体ではなく、組み合わさっている場合もあります。


(1)の場合は、上から指示されたという、「トップダウン」なので、自分でやる気にならなくてもやらなくてはならない仕事になります。


(2)や(3)の場合は、その事業を当市で立ち上げる必要性があるか、まず担当者である自分自身がそう思えるか、です。この場合の事業の立ち上げ方は、担当者レベルから上司にり、予算当局を巻き込む、という「ボトムアップ」になります。


いくら要望が寄せられても、自分自身が「新規事業なんてめんどくさい。自分の後任の担当者が考えてくれればいいな」なんて後ろ向きに思っていると、この時点でゲームオーバーです。


実際、ほんの一部の市民のニーズで、費用対効果的に重要でないならば、もちろん先送り(基本的に「やらない」)でいいのです。財政難の市役所です、「選択と集中」が大事です。


しかし、担当者レベルの個々の職員が、ここでその新規事業を前向きに考えてみるか、費用対効果の点で見送りがよいか、正しくかぎ分けることが、とても重要なことです。ここで必要になるのは、費用対効果を的確に判断できる評価能力、そして面倒がらずに前向きに考えられるかという意欲です。


そして、実際のところ、本当は検討に値する事業なのに、担当者レベルで見過ごして日の目を見ないということが、とても多いと思います。


必要な能力・スキル
・情報をキャッチする力
 :要望やクレームからも、改善に役立ちそうな要素を見つけ出そうとする力
・前例踏襲ばかりでなく、新しいことを怖がらず、面倒くさがらずやってみようと思える力
・(あると望ましいのが)新しいことを立ち上げたことのある経験(成功体験)

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2013.01.04 Friday 22:46

謹賀新年〜よりリアルで深みのあるセルフ・ディベートを目指して

あけましておめでとうございます。


新年、いかがお過ごしでしょうか?


私は、3が日は、例年どおり親戚筋と会食でした。


その中で、親戚の一人に開業医がいて、こんな愚痴をこぼしてました。


〜自分の診療所を改築しようとしたところ、法人格をもっていたので、定款変更が必要で、その手続きで市や都に「お伺い」を立て、OKをもらうのに2か月はかかると言われたが、改築の契約は終わって、2か月も待てないという状況。仕方なく、一旦法人をやめて改築を済ませ、しかる後に再び法人化するという方法しかない、と担当窓口である保健所の担当者に言われ、そのとおり進めていると。しかし、生活保護指定医などの番号が変わるなど、たいそう面倒だということ。〜


また、一連のやりとりをした保健所の担当者の対応も気に入らない様子で、「役所はヒマだからあんな面倒なこと押し付けてくるんだ」と、かなり「お役人嫌い」になられたご様子。普段は温厚で、医師としてはかなりやわらかい、おだやかな方なのですが。当方、おなじ「お役人」として、肩身が狭い思いで話を聞きつつ、「保健所の人も、別にヒマだからとか、いやがらせしたくてやってるのではなく、国や県のきまりで、そうせざるをえないのでしょう」などと、苦しい言い訳を付け加えておきました。


確かに、利用者である患者さんが少しでも快適になるようにと、身銭を切って改築にとりかかるのに、やれ手続きが漏れてるだの、時間がかかるだのと、典型的な「お役所仕事」、嫌われる許認可行政だと思います。同時に、この話をしながら、自分も、保健所職員ではありませんが、日頃窓口で応対している市民から、同じように思われ言われているのだろうな、と、決して他人事とは思えず考えていました。


どうも公務員をやってると、親戚間でも、肩身の狭い思いをすることが多く、気を使うのですが、しかし、相対する役人と市民両方の立場を肌で感じることが、役人の仕事に生きてくると、前向きに考えます。


よく、「市民の立場に立って」とか言いますが、そんなうわべだけのきれいな言葉では、なんにもなりません。


実際に、かたや窓口で小難しい制度を住民に押し付ける役人であり、かたや、自分も住民として面倒くさい手続を押し付けられて、「このお役所仕事め」と本気で思う市民である。この対立し矛盾する2つの立場両方を自身の中に持つことが、本当の意味で「市民の立場」がわかることです。


そして、役人側の論理(法令で決まっていて、自分の裁量でどうにかなるものではないこと。そしてその法令がなぜそのような規制をかけるのか、煩雑な手続きを求めるているのか、その必要性、それがなければ例えばこんな弊害がありうる、といった必要性の理解)と、住民側の論理(くだらないきまりの手続のために、利用者への利便性が損なわれて、本末転倒ではないか云々)両方を理解し、それをすり合わせ妥協に近づくところまで、自分の頭の中でもっていけるか。


これこそが「セルフ・ディベート」だと思います。


面接試験で問われる、表面的な答えではなく、さらにツッコまれたときの、相手の主張の理解と、それに対する反論。そして、互いに互いの論を攻撃するのではなく、一旦受け止め共感した上で、「でもね・・・」と、自説を説得的に主張すること。


結局面接試験のスキルは、やはりお役人の実務に生きてくるんだと思います。


というわけで、本年もよろしくお願いいたします。

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2012.12.28 Friday 22:14

接客と接遇

接客と接遇


お客の対応という点で言えば、民間での接客の場合、商品やサービスに満足してもらって、お金を出してもらわなければなりませんが、役所の接遇は、満足されようがされまいが、税収に関係ないので、役所の方が「お気楽」な仕事に思われます。


実際の市民対応の場面でも、二言目には「民間では考えられない」とか言われます。(まあ、安易にそういうようなことを言う人に限って、自分は民間企業の厳しい環境でやってきたわけではない人なのですが)


確かに、民間での商売の場合、ひいきにしてお金を払ってくれる顧客を増やしていかなければならない厳しさが当然あるわけですが、一方で、あまねく全ての人を顧客にするわけではなく、はなから商売のターゲットにならない人は、極端な話、相手にしなくてもよいわけです。金払いのいい上客を大事にし、買ってくれる人を相手にしていればいいのです(当然、買ってくれる人を増やす努力は常に必要ですが)。


ところが、役所の場合、確かにサービスに満足しようが満足しまいが、税金は強制的に徴収されるのですが、逆に払ってくれる税金の額にかかわらず(払っていない人でも)、同等に「お客」として対応しなければならないのです。

この点は、私が市役所に入ってすぐのころに、その当時の上司に言われ、その時はピンと来なかったのですが、今はよくわかります。


例えば、何でもないことに、「こんな対応民間ではありえない」とかいう人が、じゃあもう役所なんか見向きもしないかというと、しばらくしてから、また窓口にやって来て同じこと言うんです。つまり、役所しか相手にしてくれるところがないのです。そういう人でも相手にしなければならないのが役所です。

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2012.12.25 Tuesday 22:20

民間企業を受ける理由・受けない理由

市役所面接試験対策
民間企業を受ける理由・受けない理由


本日、メルマガ「民間企業は受けないの?」(http://www.mag2.com/m/0001576409.html)を配信しました。


メルマガでも述べましたとおり、役所と合わせて民間企業も受けていると「本当に市役所の方を志望ですか?」と志望の強さを疑われ、民間企業を受けずに公務員一筋だと「どうして民間企業は考えないのですか?」と、これまた批判的に質問されます。


どちらにしてもイヤな質問が返されるのですが、ということは、うまく答えられればどちらでもいいということです。


どちらにせよ、公務員、市役所の仕事の方をより志望している、という理由を伝わるように語ればいいのですが、このとき、公務員志望を訴えるあまり、民間企業を批判的に言うのは避けましょう。


むしろ、「民間企業も・・・社会貢献していますが」などと、民間企業の良さも認めたうえで、それでも市役所の仕事が○○の理由でより自分の力を発揮できるものだから、などと持ち上げるのがよいでしょう。


それには、民間企業の仕事のことも、市役所の仕事のことも、どちらもより深く理解していることが重要です。


「民間企業も市役所も、どちらも実際に勤めたことないし、深くなんかわからない!」


でしょうが、自分なりの民間企業<市役所の理由を、セルフ・ディベートで掘り下げていくのです。


A1:市役所の方が公共のためになるから
反論:民間企業だって、よりよいモノ・サービスの提供で社会貢献してますけど
A2:民間企業は、払ってくれる対価(お金)に応じて、モノ・サービスを提供。役所は逆に、払えない人ほど福祉サービスを利用できる
反論:なぜ、企業のサービスより公共サービスの供給者を志望するのか
A3:競争原理になじまなかったり、競争からはじき出された人を手当てすることこそ、今後必要と思われるから
反論:しかし、競争原理によって、価格が下がったり、より質の高いモノ・サービスの提供がなされるよう、改善されている
A4:もちろん、競争社会に飛び込んで、その中で勝ち抜くことに仕事のやりがいを感じる人もいる。自分としては、競争が増すにつれ敗者の手当こそ必要性が高まり、やりがいを感じる
・・・


などと、自問自答の繰り返しで、答えの中身を深めていきたいところです。ここでいう「反論」の部分が、民間企業の良さもわかっている、というアピールの部分になります。

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2012.12.20 Thursday 22:39

税金のムダ遣いはなくならない

税金のムダ遣いはなくならない


今日のニュースに「10円の賽銭ドロに懲役1年の実刑判決」というのがありました。


たかが10円だろうと、窃盗罪には変わりない、ということにはある程度納得もできますが、それでも、「たかが10円のドロを裁くために、裁判にいくらコストがかかっているんだろう」と思わずにはいられません。


似たようなことがジレンマが、私の勤めていた役所でもあります。


市民から役所に返送してもらう郵便物で、料金受取人払いのもの(郵便物が届いた役所側が郵便料を負担するというもの)があります。ある月、市役所に返送されたのがたったの1件で、それが何か月もあとに、年度をまたいで郵便料金が請求されてきました。


請求が数か月も遅くなった理由を郵便局に追及すると、「郵便局の料金システムで、月に1件しかない場合は、事務簡素化のために、まとめて複数件集まった月に請求する」という仕組みとのこと。一方、市役所のきまりでは、予算は年度をまたいで執行できません。


会計部門からは、何とか新年度発生のものであるように、郵便局に請求書類を改めてもらえ、との指示でしたが、そもそも年度をまたがないような正しい予算執行のテイにするために、郵便局に書類を虚偽の内容に改ざんさせようというのですから、本末転倒な話です。郵便局側も「できません」と応じません。


互いのきまり、システムだから譲れない、ということで、たかだか95円の郵便料金のことで、時間あたり労務コスト1,000円以上の人間が頭を悩ませながら、策を検討しました。


その結果、考え出された対応策が、1件ではなく複数の件数にして当月に請求してもらえるよう、カラの封筒を料金受取人払いで役所に郵送しよう、という案でした。


当年度内予算執行、という手続きに徹するために、必要ないカラの郵便物で余計な郵便料支出(もちろん税金)を出そうという、本末転倒なハナシでした。


役所ではこういう、きまりやシステムを守るために、余計なコストや労力を消費するという、本末転倒がよく生じます。それを「本末転倒」と感じられなくなったらおしまいだと思って

います。
 


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